مکالمه در ویدئو کنفرانسها (2)
این نمونه اسکریپت تماس کنفرانسی شامل معرفی، هدفسازی، ترتیب صحبت، هدایت بحث و خلاصه تماس میشود.
مکالمات کنفرانسی هرگز راه سادهای برای برقراری ارتباط نیستند.
گاهی مشکل است بفهمید که حالا چه کسی باید صحبت کند، یا زمانی است که دو یا سه نفر در حال صحبت کردن با یکدیگر هستند، بسیاری از مکالمات کنفرانسی خیلی خوب پیش نمی روند، مگر اینکه کسی آن را مدیریت کند.
در اینجا یک نمونه از این نوع مکالمات آورده شده است که شما را راهنمایی میکند چگونه جلسه خود را به راحتی مدیریت کنید.
(و در اینجا چند نکته در مورد نحوه اداره یک کنفرانس و آداب تماس کنفرانسی وجود دارد).
- معرفی
برای شروع، مطمئن شوید که خود و هر کسی که با او تماس می گیرید را معرفی کنید. همچنین، شرکتکنندگانی را که در دفتر شما نیستند، اگر با گروه آشنا نیستند، هم معرفی کنید.
Hi Marty. This is Larry from Microdot Technology. I’m calling in with Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver. [Pause to allow them to greet]. We also have the Chief Financial Officer, James Fitzpatrick, calling in from
سلام مارتی. این لری از Microdot Technology است. من با جیمی وین، سوزان فرانسیس و لو دنور تماس میگیرم. [مکث کنید تا اجازه دهید احوالپرسی کنند]. همچنین مدیر ارشد مالی، جیمز فیتزپاتریک را داریم که از لس آنجلس تماس می گیرد.
- بیان هدف از ملاقات
در مرحله بعد، با ارائه یک خلاصه مختصر در مورد علت ملاقات و آنچه که سعی دارید در طول تماس انجام شود را بیان کنید.
Okay. So we want to come up with a strategy for the Cutlas Software buy out. We need to iron out how we’re going to handle transferring the money and drawing up the contracts. Our legal team needs to coordinate with our financial officers, and then I need to sign the paperwork. This is going to be a team effort for all of us on the call
باشه. بنابراین میخواهیم یک استراتژی برای خرید نرمافزار کاتلاس ارائه کنیم. ما باید نحوه انتقال پول و تنظیم قراردادها را مشخص کنیم. تیم حقوقی ما باید با افسران مالی ما هماهنگ شود و سپس من باید مدارک را امضا کنم. این یک تلاش تیمی برای همه ما است. بناراین همه در تماس حضور دارند.
- می توانید ترتیب صحبت کردن را از قبل برنامه ریزی کنید.
اگر میدانید باید از چه کسی صحبت کنید، ترتیبی را برنامهریزی کنید که هر فرد با آن صحبت کند. حتی ممکن است یک دستور کار را از قبل ایمیل کنید تا هیچ ابهامی در مورد اینکه چه کسی به چه ترتیبی صحبت می کند وجود ندارد. به این ترتیب می توانید از هوای مرده، صحبت کردن بر سر یکدیگر و سردرگمی عمومی که می تواند تماس را مختل کند، جلوگیری کنید.
Let’s get started with our Legal Counsel, Susan Francis. She’s been working on the buy out contract for the past month. Susan, what can you tell us
بیایید با مشاور حقوقی خود، سوزان فرانسیس، شروع کنیم. او در ماه گذشته در حال کار بر روی قرارداد خرید است. سوزان چی می تونی به ما بگی ….
[اجازه گفتگو به او دهید]
Thanks, Susan. The next speaker on our agenda is from our financial services department, James Fitzpatrick. James, tell us what the banks want from us
ممنون سوزان سخنران بعدی در دستور کار ما از بخش خدمات مالی ما، جیمز فیتزپاتریک است. جیمز به ما بگو بانک ها از ما چه می خواهند…
[اجازه گفتگو به او دهید]
So that’s all for legal and financial. I’m going to say a few words about where Microdot Technology is headed
خب، این همه برای مسائل حقوقی و مالی است. من می خواهم چند کلمه در مورد اینکه Microdot Technology به کجا می رود بگویم …
[اجازه گفتگو به او دهید]
- بحث را با موفقیت هدایت کنید
ممکن است بتوانید ترتیب کلی صحبت در مورد موضوعات را برنامه ریزی کنید، اما نمی توانید بلافاصله مکالمه را در حین گسترش آن کنترل کنید. در عوض، باید جریان گفتگو را به شیوه ای مودبانه شکل دهید. یکی از راههای انجام این کار این است که نظر شخص قبلی را تأیید کنید و فرصتی برای ادامه آن مکالمه خاص در جای دیگری ارائه دهید.
Susan, can you hold off on that for just a minute? Lou is going to bring that up
سوزان، میتوانی فقط یک دقیقه جلوی دست نگهداری؟ لو قرار است آن را مطرح کند.
James, that’s a valid point, but let’s take it offline after the meeting
جیمز، این یک نکته موثقی است، اما اجازه دهید بعد از جلسه آن را آفلاین انجام دهیم.
These are all good ideas we’re throwing out, but we need to focus on the main goal
همه اینها ایده های خوبی هستند که ما به آنها نمیپردازیم (رها میکنیم)، اما باید روی هدف اصلی تمرکز کنیم.
Lou, we can save that for the presentation we’re giving the shareholders next week
لو، ما می توانیم آن را برای ارائه هفته آینده به سهامداران ذخیره کنیم.
That’s a fair point. But we don’t need to worry about Cutlas. It’s the shareholders’ issue
منطقی است!. اما لازم نیست نگران کاتلاس باشیم. موضوع سهامداران مورد توجه است.
- خلاصه ای از تماس را ارائه دهید.
در پایان تماس، خلاصه ای از دستاوردهای گروه خود را ارائه دهید. نشان دهید که چگونه این تماس تیم شما را به هدفی که در مرحله 2 تعیین کردهاید نزدیکتر کرده است. و به یاد داشته باشید که هر کاری را که باید در آینده انجام شود را فهرست کنید. یک تاریخ آزمایشی برای زمانی که دوباره ملاقات خواهید کرد تعیین کنید. همچنین از همه بابت وقتی که گذاشتند تشکر می کنم.
Alright, nice call everyone. We decided to rewrite the contract, so Susan, please get started on that ASAP. And with the banks, we’re going to take a step back and use our own capital to buy out the 8% share remaining with Cutlas Software. Susan, please get those financial records to the shareholders today. We’ll meet again when the contract gets finalized. Thanks, guys. Talk to you soon
بسیار خوب، تماس خوبی با همه ما تصمیم گرفتیم قرارداد را بازنویسی کنیم، بنابراین سوزان، لطفاً در اسرع وقت آن را شروع کنید. و با بانکها، یک قدم به عقب برمیداریم و از سرمایه خودمان برای خرید 8 درصد سهم باقیمانده با نرمافزار کاتلاس استفاده میکنیم. سوزان، لطفاً امروز آن سوابق مالی را به سهامداران برسانید. وقتی قرارداد نهایی شد، دوباره ملاقات خواهیم کرد. ممنون رفقا. بزودی با شما حرف میزنم.
